Tájékoztatás a kötelező feladatok határidejének betartásáról

Kérjük, hogy a kötelező feladatok lejáratának elkerülése és a minőségi ügyfélkiszolgálás érdekében az ügyfelek megkeresése és a feladatok továbbstátuszolása mindig a Feladat időpontjához (lásd csatolmányban) kapcsolódó dátum alapján történjen meg. Erről a dátumról az ügyfél e-mailben is értesítést kap, amelyben tájékoztatjuk, hogy keresni fogod. Célszerű az egyeztetett időben felvenni vele a kapcsolatot, hiszen ez hozzájárul a bizalom építéséhez. Emellett így biztosítható, hogy a feladatok központi határideje ne járjon le.

Több esetben tapasztaltuk, hogy több hónappal korábbi feladatok nincsenek megfelelően kezelve, pedig visszahívás vagy egyeztetés van rögzítve hozzájuk. Kérjük, vizsgáljátok át ezeket a leadeket, reaktiváljátok őket, egyeztessetek az ügyfelekkel, és fordítsatok figyelmet a határidők betartására.

Ha már kapcsolatban vagyunk az ügyféllel, tartsuk is fenn a rendszeres kommunikációt, hogy elkerüljük, hogy más közvetítő hálózaton keresztül adja be az igénylését.

A feladatokat itt tudod nyomon követni (lásd lentebb a képet (Money Desk – nyitóoldal)).

Határidők és időpontok:

• Állapot/Határidő: A központilag meghatározott végső határidőt jelző dátum. Ha ezt túlléped, a rendszer piros jelzéssel figyelmeztet.
• Feladat időpontja: Az a dátum, amit saját magadnak állítasz be a központi határidőn belül. Ez a dátum különbözhet a központi határidőtől, és az a jó, ha nem esik egybe vele. Például, ha egy ügyfél két héten belüli visszahívását kell elvégezni, beállíthatsz egy rövidebb időtartamot is.

Fontos: A saját Feladat időpontodat nem állíthatod a központi határidőn túlra. Ha az adott időpontban elvégzed a feladatot és rögzíted a rendszerben, biztosan nem lesz lejárt feladatod.

Példa:

• Ha az ügyfél nem érhető el, a rendszer két napos határidőt ír elő az újabb visszahívásra. Ezen belül beállíthatsz magadnak akár rövidebb időtartamot is, de legkésőbb a két napos időkereten belül újra kell próbálkoznod.
• Ha hosszabb időintervallum van megadva (pl. két hét), akkor ezen belül szabadon dönthetsz, hogy 1-2-3 nap múlva hívod vissza az ügyfelet. A rendszer csak akkor jelez, ha a központi határidő lejár.

Ügyfélkommunikáció:

• A beállított időpontokról az ügyfelek e-mail értesítést kapnak. A jövőben SMS értesítések is várhatók, ezért kiemelten fontos, hogy az ígért időpontban valóban kapcsolatba lépj az ügyféllel, hogy bizalmat építs.

Rendszerjelzések:

• A központilag meghatározott határidők napján 23:59-ig kezelhetők a feladatok. Ezt követően a rendszer "lejárt" állapotra váltja őket.
• A rendszer csak a központi határidőket figyeli, a saját magad által beállított időpontokat nem.

Feladatok kezelése:

• A rendszerben nem állíthatsz be későbbi időpontot, mint a központi határidő.
• Minden feladat esetén kötelező emlékeztetőt is beállítanod magadnak, amelyről a rendszer e-mailben értesít. Az emlékeztető kiküldésének idejét te szabályozhatod (pl. 1 órával vagy akár 1 nappal a határidő előtt).

Nyomon követés:

• A feladatok a Money Desk nyitóoldalán a kötelező teendők között is megjelennek.
• Fejlesztés alatt áll egy naptárfunkció, amely vizuálisan áttekinthetőbbé teszi a napi feladatokat. Tervezzük, hogy minden reggel automatikusan értesítést küldünk az adott napi feladatokról.

Képzés és iránymutatás:

• A határidők kezelésével kapcsolatos részleteket a képzés során és a konzultáción külön blokkban tárgyaljuk. Mindez a belső szabályzatban is részletesen szerepel.

Segítséget

a Dokumentumtár/Hitelnet Kft - Közvetítői tevékyenség/ Online lead kezelés mappában lévő Leadkezelési szabályzatban, illetve az 

Akadémia felületén találsz, a Leadkezelés státuszok felülvizsgálata és státusz magyarázat című videóban. 

Az eredményes munkavégzéshez szükséges készségek a képzés során kerülnek ismertetésre. Ezek nélkülözhetetlenek a határidők betartásához és a sikeres ügyfélkövetéshez.